Algemene vergadering KVGO tot in de puntjes

We doen regelmatig mooie dingen voor het KVGO, de branchevereniging voor de grafimediabranche. Meestal gaat het om campagnes, middelen voor evenementen of de content voor het magazine. Nieuw in dit rijtje is het organiseren van de algemene vergadering (AV).

De vraag.

Tijdens een bezoek aan ons kantoor bleek dat het KVGO wel wat hulp kon gebruiken bij de organisatie van hun AV, een dag die draait om ontmoeting, verdieping en ontspanning. Dit had mede te maken met het vertrek van hun verenigingsmanager. Nu wil het toeval dat we bij Vrhl ook het nodige organisatietalent in huis hebben, dus we hadden al snel een passende reactie klaar: wij kunnen voor jullie deze dag organiseren.

De oplossing.

De datum en de locatie stonden vast, maar verder lagen alle opties nog open. Wij hebben de coördinatie op ons genomen en alles tot in de puntjes geregeld: van het licht en geluid, invulling van het programma tot het contact met de bediening. Onze Willemijn is binnen Vrhl de ‘manus van alles’ en dat bleek ook in dit geval goud waard. Doel was het compleet ontzorgen van het KVGO zodat zij zich kunnen focussen op de vergadering en het contact met de aanwezigen. In aanloop naar het evenement hebben wij alle communicatie naar de leden verzorgd, van het beheer van de socials tot het maken en versturen van de fysieke save the date en uitnodiging. Ook het opstellen van de mailflow was in goede handen bij onze Yvette en Janneke! Daarnaast zijn we gaan brainstormen over de aankleding van de locatie, het eten en een leuke activiteit.

Het resultaat.

Een geslaagde dag met een mooie opkomst. De AV begon met een stadswandeling door Breda onder leiding van niemand minder dan Willem van Oranje. Althans, iemand die verkleed was als deze oud-inwoner van Breda. Een leuk welkom dus! Tijdens het diner speelden we de Giga-grote-grafische quiz die we hebben bedacht en ontworpen, onder bezielende leiding van de voorzitter. Er was een inspirerende keynote spreker en de locatie was mooi aankleed met onder meer (door ons ontworpen) blokkentorens. Na afloop lag er een mooi afscheidscadeau klaar voor alle aanwezigen. And last but not least: onze redacteur Yvette was aanwezig om een mooi verslag te maken voor op de website en socials.