We zijn inmiddels gewend geraakt aan het videovergaderen. Ook aan het feit dat je collega’s en klanten in een… tsja, ietwat andere, context leert kennen. Kinderen die door beeld heen rennen, bh’s aan de waslijn op de achtergrond en het schatje van je vergaderpartner dat niet doorheeft dat all-es wat hij zegt ook door jou wordt gehoord. Niet alles is te voorkomen, maar je kunt wél je best doen om ook tijdens dat korte moment op beeld – in je privésituatie – professioneel voor de dag te komen. Want ook die videovergadering dient als visitekaartje voor je bedrijf!

1. Kom op tijd

Ik wed dat jij er ook al eentje mee hebt gemaakt waarbij iemand – of meerdere genodigden – te laat kwam(en). Eerste tip is daarom: je videovergadering is een echte afspraak, neem ‘m serieus en kom dus op tijd.

2. Besteed aandacht aan je uiterlijk

Je reistijd heb je nu toch al gewonnen, dan kun je best een kwartiertje je best doen voor de spiegel. Dat doe je toch ook als je náár een afspraak gaat? Als je zeker weet dat je niet op gaat staan tijdens je meeting, kun je een joggingsbroek onder je overhemd overwegen. Dat ziet niemand. Maar out-of-bed-hair is ook in coronatijd een afknapper voor je vergaderpartner.

3. Zorg voor zo min mogelijk ruis

Deze heeft een kleine overlap met de vorige tip; een rustige plek zorgt vaak ook voor weinig ruis. Niets is immers zo vervelend voor je vergaderpartner als achtergrondgeluiden van tv’s, voorbijrazend verkeer en ruziënde kinderen. Wil je toch tegen je kinderen zeggen dat ze stil moeten zijn? Zet dan tijdelijk je microfoon uit. Andersom, dus om te zorgen dat jij zo min mogelijk ruis van je eigen omgeving meekrijgt, is het aan te raden om een koptelefoon te dragen tijdens je vergadering.

4. Zorg voor goede belichting

Zorg in de eerste plaats dat je geen ramen – of andere lichtbronnen – achter je hebt. Tegenlicht zorgt ervoor dat niemand je gezicht kan zien; dan kun je net zo goed je camera uitzetten. Zorg wel voor voldoende licht óp je gezicht. Zorg bijvoorbeeld voor een bureaulamp naast je laptop. Of – nog professioneler – schaf een speciale ‘ringlamp’ aan. Dat zijn van die lampen die ook worden gebruikt door influencers. Vaak kun je verschillende soorten licht instellen – warm en kouder – zodat jij er op je best uit komt te zien op camera.

5. Focus

In een videovergadering ben je minder aan het woord; door elkaar praten werkt immers niet. Daardoor is het soms lastig om je focus te houden. Je betrapt jezelf erop dat je toch even dat mailtje wegstuurt of je Facebook checkt. Tip: niet doen! Het komt niet professioneel over als naar jouw mening wordt gevraagd en je hebt geen idee waar je gesprekspartners het over hebben.

6. Eet voor of na je meeting

Een gesprekspartner die z’n bakje yoghurt nog even wegwerkt tijdens het videobellen; op z’n zachtst gezegd geen aangenaam gezicht. Zorg dus dat je gegeten hebt voordat je de meeting in gaat. Koffie- of theedrinken kan wat ons betreft wel. Maar kies dan een neutrale mok en laat je Mr Right- of Winnie The Pooh-mok in de kast staan.

7. Kies een neutrale (opgeruimde!) achtergrond

Die bh’s aan de waslijn… dat kan echt niet. Maar ook de rommel op de kast die achter je staat kun je beter even opruimen. Zit je noodgedwongen op de rommelzolder? Dan bieden Microsoft Teams (of Zoom) de mogelijkheid om je achtergrond aan te passen.

8. Kies een rustige plek

Is soms een lastige, want niet iedereen heeft de luxe van een aparte kantoorruimte in huis. Maar er is vast een plek die je kunt reserveren voor je vergaderingen. Het mooiste is als de deur dicht kan. Als je dan ook nog eens deze deurhanger gratis aanvraagt en ophangt, begrijpen je kinderen, huisdieren en partner de hint zeker!