Life is a pitch

Life is a pitch

Regelmatig krijgen wij een uitnodiging voor een bureaucompetitie, oftewel een pitch. Een bedrijf schrijft een opdracht uit aan meerdere reclame- en/of communicatiebureaus, die vervolgens gaan strijden om de opdracht daadwerkelijk binnen te halen.

We blazen onze potentiële klant graag omver
Natuurlijk is een pitch een geweldige kans om een gave klant en opdracht binnen te halen. Maar het zorgt ook voor veel druk. We moeten namelijk een kant-en-klaar product afleveren. Denk bijvoorbeeld aan een huisstijl, het ontwerp van een website of een communicatiestrategie. Het is dus belangrijk om álles uit de kast te halen. Dus gaan onze copywriters, art-directors, vormgevers en accountmanagers keihard aan het werk. Soms tot in de late uurtjes. Net zolang tot we een topproduct hebben waarmee we onze potentiële klant omver kunnen blazen.

Onze huidige klant verwacht ook topprestaties
Natuurlijk mag het werken aan een pitch niet ten koste gaan van onze bestaande klanten. Zij verwachten ook dat wij topprestaties voor hen leveren. En terecht. Daar betalen ze ons immers voor. Dat moet het bedrijf dat een pitch uitschrijft zich wel beseffen: als wij de opdracht krijgen, verwachten ze gedurende onze samenwerking dezelfde kwaliteit werk. Ook als we meedoen aan een pitch voor een ander bedrijf.

VRHL en pitches
Bij VRHL houden we van uitdagingen! Een pitch laten we dan ook zeker niet aan onze neus voorbij gaan. Maar we hebben wel voorwaarden opgesteld. Deze zijn gebaseerd op de richtlijnen die zijn vastgesteld door verschillende brancheorganisaties waardoor opdrachtgevers verzekerd van een effectieve pitch en bureaus van een respectvolle behandeling.

Kunt u zich ook vinden in deze voorwaarden? Dan ontvangen we graag uw uitnodiging! U kunt deze sturen naar accountmanager Bojoura.

Schrijf alleen een pitch uit als uw plannen definitief vaststaan

Als bureau steken we immers een hoop tijd in de opdracht. Uiteraard is een pitch alleen zinvol als het gaat om een grote, lang lopende of kostbare opdracht waarbij u een langdurige relatie aangaat met een bureau.

Bereid de pitch goed voor

Maak een uitgebreide en heldere briefing die voor ieder bureau hetzelfde is. Verstrek alle benodigde informatie en wees zo transparant mogelijk: hoe ziet de organisatiestructuur eruit? Welke producten en diensten levert uw bedrijf? Welke markt bedient u? Wie zijn uw concurrenten? Welke communicatie staat u aan? We gaan vertrouwelijk met de informatie om, zoals we verwachten dat u dat doet met onze voorstellen. Uit de briefing moet blijken of u alleen strategische voorstellen verwacht of ook creatieve voorstellen. Maak ook duidelijk hoe de procedure verloopt, wie de definitieve keuze voor een bureau maakt, wat voor soort contract u wilt aangaan en op welke objectieve criteria u de keuze baseert.

Geef aan wat de vergoeding is

De investering in bureaucompetities kan oplopen tot duizenden euro’s. Laat daarom van te voren weten welke vergoeding de deelnemers aan de pitch kunnen verwachten. Kunt u geen vergoeding bieden? Laat dit dan weten en houd de vraagstelling dan beperkt.

Nodig maximaal drie bureaus uit

Meer dan drie bureaus uitnodigen voor de pitch kost onnodig veel tijd, voor zowel uzelf als de bureaus. Selecteer bureaus op basis van hun expertise, referenties of andere zaken die u belangrijk vindt. Wees altijd open over het aantal deelnemende bureaus.

Bied voldoende tijd

Zorg voor voldoende tijd tussen de briefing en de presentatie zodat de bureaus hun ideeën kunnen uitwerken. De lopende werkzaamheden mogen er niet onder lijden. Bij een creatieve pitch zijn vier weken gebruikelijk.

Zorg voor de juiste contactpersonen

Een klik is erg belangrijk. Laat de medewerkers van uw organisatie daarom kennismaken met de mensen van het bureau met wie ze mogelijk gaan samenwerken. Zorg dat een ervaren persoon beschikbaar is als aanspreekpunt voor het bureau.

Verander tussentijds niet de regels

Uiteraard is het niet de bedoeling dat u tussentijds de procedure en criteria verandert of opeens nog meer bureaus uitnodigt. Dit heeft grote gevolgen voor de kansen van het bureau. Zijn aanpassingen onverhoopt toch nodig? Werk de pitch dan netjes af, bied de bureaus een passende vergoeding voor de gemaakte kosten en start de procedure opnieuw.

Sluit de competitie professioneel af

Beslis na de presentaties zo snel mogelijk, het liefst binnen een week, welk bureau de pitch gewonnen heeft. Zorg ervoor dat de zakelijke kant geregeld is, voordat u de winnaar bekend maakt. Informeer met open vizier zowel de winnaars als de verliezers over het besluit.